|
تنظيم
الوقت ::
ترتيب الأوليات
..
|
ترتيب الأوليات . |
|
التنظيم الايجابي يقوم
على مرتكزين أساسيين هما : التخطيط وترتيب الأولويات . وقد وضع ( ادوين
بلس ) في كتابه ( GET THINGS DONE ) أبجدية ترتيب الأولويات . وكلمة
أبجدية هنا مشتقة من ( أ. ب. ج. د ) فهو يرتب الأولويات كما يلي :
أولوية ( أ ): خاصة بالأعمال الهامة والعاجلة ، وهي الأعمال التي
ننجزها من خلال ادارة الأزمات أو بأسلوب المطافىء التي لا تتدخل الا
بعد اشتعال الحريق . ويركز معظم المديرين على هذا الأسلوب لأنه لا
يحتاج الى تخطيط ، أو لأنهم مجبرون على ذلك .
أولوية ( ب ) : خاصة بالأعمال الهامة وغير العاجلة ، وهي الأعمال التي
ننجزها والرؤية التي نصوغها من خلال التخطيط الاستراتيجي وادارة
المستقبل . ويتجاهل معظم المديرين هذه الأولوية لأن نتائجها بعيدة
المدى ، ولأتهم يعتقدون أنه لا داعي للتخطيط مادام العمل يسير بشكل
مقبول ، ولأنهم لم يجربوا العمل وفق هذه الأولوية ولم يجربوا منافعها
من قبل .
أولوية ( ج) : تتعلق بالأعمال العاجلة وغير الهامة ، وهي الأعمال التي
ننجزها لارضاء الآخرين ، أو لعدم ادراكنا لضآلة قيمتها ، أو لأننا غير
مدربين على ادارة الذات واشتثمار الوقت كمورد استراتيجي ومجال للمنافسة
.
الادارة الفعالة للذات تتطلب :
استثمار معظم الوقت في ادارة الأولوية (ب) ، وجزء كبير من الوقت في
ادارة الأولوية ( أ) وأقل جزء من الوقت للتعامل مع الأولوية (ج) .
في المجتمعات الأقل تقدما توجد أيضا الأولوية (د) ، وهي تتعلق بالأعمال
غير الهامة وغير العاجلة .
وهذه الأنشطة لاتدخل في صميم العمل ، لأنها نتاج الوقت المهدر والمجهود
الضائع في أنشطة تضر بالعمل ، مثل : الاتصالات التلفونية الشخصية
للحديث في أي شيء ، والاجتماعات الجانبية الناتجة عن صراع في داخل
المؤسسة ، والبطالة المقنعة التي تؤثر سلبيا على الروح المعنوية ،
والزيارات المفاجئة التي تربك العمل . هذه الأولوية السلبية التي تسود
في المجتمعات المتخلفة يمكن القضاء عليها بالتخطيط المسبق واستثمار جزء
من الوقت المتاح في الأولوية ( ب ) لوضع سياسة يكون من ضمن أولوياتها
التخلص من الأنشطة ( د) .
أعمال اليوم والأسبوع :
بعد أن تعرفت على ( أبجديات ) تحديد الأولويات ، يمكنك استخدامها جنبا
الى جنب الأفكار التالية التي ستساعدك على التحكم بعملك اليومي
والأسبوعي :
1- خطط لعمل الغد من اليوم ، واكتبه على شكل قائمة أو خطوات عمل ، وضع
هذه القائمة مبكرا ، يساعدك على بدء يوم العمل بذهن صاف ورؤية واضحة .
2- كن مرنا واستخدم احساسك الداخلي وفطرتك وخبرتك في تعديل المواعيد
وتغيير الأولويات طبقا لاحتياجات العمل .
3- حدد موعدا خاصا مع نفسك كل يوم لأداء الأعمال الهامة جدا ، والتي
تحتاج الى تركيز شديد . في هذا الوقت يمكن للسكرتير أو لأحد الزملاء
تلقي مكالماتك ، ويمكنك الخلو بنفسك في مكان آخر خارج مكتبك لمنع
المقاطعات . خصص مثل هذا الوقت للتخطيط أو التقييم أو المراجعة أو
لقراءة التقارير والتعليق عليها .
4- لا تخلط في قوائم العمل اليومي أو الأسبوعي بين الأولويات ( أ) و (
ب ) واحذر أن تطغى الادارة بأسلوب المطافىء على عملك وحياتك . لا تجعل
الأولوية ( أ ) تزيد عن ثلاثة أو أربعة نشاطات كل يوم ، وخصص بعض الوقت
للأولوية ( ب ) مهما وجدت ذلك صعبا في البداية . عندما تقدم الأولوية
(ب) ستجني ثمار ذلك بسرعة وتبدأ بتحقيق بغض أهدافك طويلة المدى ، والتي
ستقلل من اعتمادك على الأولويات الأخرى بالتدريج ولا تنس أن الوقت هو
الحياة .
|
|
|
